Privacy — VELVET ONE

Velvet One — Politique de confidentialité / Privacy Policy

Version 2.2 — 19 août 2026 / Version 2.2 — 19 August 2026

1. Qui est responsable / Who is responsible

FR — L'application Velvet One est éditée par Romain Tixier, établi à Nice (France). Le traitement des données est soumis au droit français et au RGPD. Contact pour toute question relative aux données personnelles : privacy@velvet-one.com.

UK — The Velvet One application is published by Romain Tixier, established in Nice (France). Data processing is governed by French law and the GDPR. Contact for any personal-data matter: privacy@velvet-one.com.

2. À qui s'adresse l'application / Who this application is for

FR — Velvet One est un outil strictement professionnel (B2B), destiné à des personnes agissant dans le cadre de leur activité. Elle n'est pas destinée aux consommateurs ni aux mineurs. Vous déclarez agir à titre professionnel lors de la signature des conditions d'utilisation.

UK — Velvet One is a strictly professional (B2B) tool, intended for people acting in the course of their business. It is not intended for consumers or for minors. You declare that you are acting in a professional capacity when signing the terms of use.

3. Données que nous traitons / Data we process

Identifiant de compte (code d'accès, jeton d'authentification sécurisé) et code PIN, stocké sous forme protégée.
Adresse e-mail, nom et coordonnées professionnelles, lorsque vous les renseignez.
Le contenu que vous créez : marchandises, contacts, notes, formulaires, documents, photos, messages et informations de transaction.
Données techniques nécessaires à la sécurité : journaux de connexion et d'accès, adresse IP, identifiant d'appareil, horodatages.

Nous ne collectons ni votre position géographique, ni identifiant publicitaire.

Account identifier (access code, secure authentication token) and PIN, stored in protected form.
Email address, name and business contact details, where you provide them.
The content you create: goods, contacts, notes, forms, documents, photos, messages and transaction information.
Technical data required for security: sign-in and access logs, IP address, device identifier, timestamps.

We do not collect your location or any advertising identifier.

4. Pourquoi, et sur quelle base légale / Why, and on what legal basis

Exécution du contrat : créer et tenir votre compte, enregistrer et synchroniser votre contenu, gérer les accès, permettre le rapprochement d'affaires, la due diligence et les échanges entre parties.
Obligation légale : conservation des pièces comptables, obligations de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment.
Intérêt légitime : sécurité du service, prévention et détection de la fraude et des abus, preuve en cas de litige. La mise en balance de cet intérêt avec vos droits est documentée et peut vous être communiquée.
Consentement : accès à vos contacts et notifications, que vous pouvez retirer à tout moment dans les réglages de votre téléphone.

Performance of the contract: creating and maintaining your account, storing and syncing your content, managing access, enabling business matching, due diligence and communication between parties.
Legal obligation: retention of accounting records, anti-money-laundering due-diligence duties.
Legitimate interest: security of the service, prevention and detection of fraud and abuse, evidence in the event of a dispute. The balancing of this interest against your rights is documented and can be made available to you.
Consent: access to your contacts and notifications, which you may withdraw at any time in your phone settings.

5. Qui voit votre contenu / Who can see your content

Ce que vous publiez volontairement sur le réseau — offres, demandes, alertes marché, attestation d'expertise — est visible par les autres membres : c'est la fonction même de l'application.
Les pièces et les discussions attachées à un deal sont aujourd'hui accessibles aux membres connectés du réseau. Leur restriction aux seules parties du deal est en cours de déploiement ; cette page sera mise à jour à ce moment-là.
Certaines fiches techniques d'items sont aujourd'hui partagées à l'échelle du réseau. Nous travaillons à les restreindre au seul compte qui les a saisies.
Les échanges relevant d'une due diligence sont réservés à leur titulaire.
Nous ne vendons pas vos données et ne les partageons à aucune fin publicitaire.

What you deliberately publish to the network — offers, requests, market alerts, expertise attestation — is visible to other members: that is the very purpose of the application.
Documents and discussions attached to a deal are currently accessible to signed-in members of the network. Restricting them to the parties of the deal is being rolled out; this page will be updated at that point.
Some item data sheets are currently shared across the network. We are working to restrict them to the account that entered them.
Exchanges belonging to a due diligence are reserved to their holder.
We do not sell your data and do not share it for any advertising purpose.

6. Hébergement, sous-traitants et transferts hors UE / Hosting, processors and transfers outside the EU

FR — Les données sont hébergées sur Google Firebase (Google Cloud). L'envoi d'e-mails peut transiter par Twilio SendGrid. La distribution de l'application passe par Apple. Ces prestataires agissent comme sous-traitants pour notre compte, sous contrat de traitement. Ces prestataires étant établis aux États-Unis, vos données peuvent y être transférées. Ces transferts reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

UK — Data is hosted on Google Firebase (Google Cloud). Outgoing email may be sent via Twilio SendGrid. Distribution of the application goes through Apple. These providers act as processors on our behalf, under a data-processing agreement. As these providers are established in the United States, your data may be transferred there. Such transfers rely on the EU–US Data Privacy Framework or on the European Commission's Standard Contractual Clauses.

7. Combien de temps nous conservons / How long we keep data

FR — La suppression de votre compte met fin à votre accès et déclenche le calendrier ci-dessous ; elle n'efface pas immédiatement tout, car la loi nous oblige à conserver certaines catégories.

Pièces et informations comptables : 10 ans.
Contacts de prospection sans relation d'affaires : 3 ans après le dernier contact.
Vérifications d'identité, criblage de sanctions et journaux d'audit : 10 ans.
Journaux d'accès internes : 12 mois.
Le reste de votre contenu est supprimé à la clôture, sauf conservation légale ou dossier en cours.

Une mesure de conservation à des fins de preuve peut suspendre une suppression ; nous vous en indiquons alors le motif.

UK — Deleting your account ends your access and starts the schedule below; it does not erase everything immediately, because the law requires us to keep certain categories.

Accounting records and information: 10 years.
Prospect contacts with no business relationship: 3 years after last contact.
Identity verification, sanctions screening and audit logs: 10 years.
Internal access logs: 12 months.
The rest of your content is deleted on closure, unless a legal retention or an open case applies.

A legal hold may suspend a deletion; in that case we tell you the reason.

8. Vos droits / Your rights

FR — Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, et d'un droit à la portabilité de vos données. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur lui. Nous répondons dans un délai d'un mois. Lorsqu'un export contient des données concernant des tiers, celles-ci sont occultées. Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés, www.cnil.fr). Contact : privacy@velvet-one.com.

UK — You have the right to access, rectify, erase, restrict, object to the processing of your data, and the right to data portability. Where processing relies on consent, you may withdraw it at any time. We reply within one month. Where an export contains third-party data, that data is redacted. You have the right to lodge a complaint with the CNIL (the French data protection authority, www.cnil.fr). Contact: privacy@velvet-one.com.

9. Sécurité / Security

FR — L'accès est protégé par un code d'accès personnel et un code PIN, avec authentification biométrique en option. Les échanges avec nos serveurs sont chiffrés en transit et les données sont chiffrées au repos par notre hébergeur. Les sauvegardes que vous exportez sont chiffrées sur votre téléphone. Les droits d'accès sont contrôlés côté serveur, et non seulement dans l'application. Aucun système n'est infaillible : en cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous notifions l'autorité de contrôle dans les 72 heures et vous informons lorsque la loi l'exige.

UK — Access is protected by a personal access code and a PIN, with optional biometric authentication. Traffic to our servers is encrypted in transit and data is encrypted at rest by our host. Backups you export are encrypted on your phone. Access rights are enforced on the server, not only in the application. No system is infallible: in the event of a data breach likely to create a risk to your rights, we notify the supervisory authority within 72 hours and inform you where the law requires it.

10. Contrôles, enquêtes et divulgations / Checks, investigations and disclosures

FR — Pour assurer la sécurité du service et respecter nos obligations, nous pouvons : consulter les journaux d'accès, l'adresse IP, l'appareil et les horodatages ; conserver le contenu nécessaire à un dossier en cours ; vérifier une identité ; comparer un nom à des listes de sanctions officielles. Une simple correspondance de nom ne suffit jamais à décider d'une mesure. Nous pouvons communiquer des données à nos conseils, auditeurs et assureurs, à nos sous-traitants sous contrat, ainsi qu'aux autorités judiciaires ou administratives lorsque la loi nous y oblige. Lorsqu'une déclaration de soupçon est faite auprès de l'autorité compétente, la loi peut nous interdire de vous en informer.

UK — To secure the service and meet our obligations, we may: review access logs, IP address, device and timestamps; preserve content needed for an open case; verify an identity; screen a name against official sanctions lists. A name match alone is never sufficient to decide a measure. We may disclose data to our lawyers, auditors and insurers, to our contracted processors, and to judicial or administrative authorities where the law requires it. Where a suspicious-activity report is filed with the competent authority, the law may prohibit us from informing you of it.

11. Décisions automatisées / Automated decisions

FR — Aucune décision produisant un effet significatif à votre égard — suspension, restriction, résiliation — n'est prise de manière entièrement automatisée. Une personne décide, le motif vous est communiqué, et vous pouvez demander un réexamen.

UK — No decision producing a significant effect on you — suspension, restriction, termination — is taken on a fully automated basis. A person decides, the reason is given to you, and you may request a review.

12. Mineurs / Minors

FR — L'application s'adresse à des professionnels majeurs et n'est pas destinée aux mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs.

UK — The application is intended for professionals of legal age and is not directed at minors. We do not knowingly collect data relating to minors.

13. Modifications de cette politique / Changes to this policy

FR — Toute modification est publiée sur cette page avec une nouvelle date de version. Les modifications substantielles vous sont signalées dans l'application.

UK — Any change is published on this page with a new version date. Substantial changes are notified to you inside the application.

14. Nous contacter / Contact us

FR — Pour toute question générale : contact@velvet-one.com. Pour tout ce qui concerne vos données personnelles — accès, rectification, effacement, opposition, portabilité, réclamation : privacy@velvet-one.com. Nous accusons réception sous 72 heures ouvrées.

UK — For any general question: contact@velvet-one.com. For anything concerning your personal data — access, rectification, erasure, objection, portability, complaint: privacy@velvet-one.com. We acknowledge receipt within 72 working hours.